एक गलत शब्द से रिश्ता ठंडा हो सकता है और एक सही संदेश से काम बन सकता है। इसलिए संदेश भेजना सिर्फ लिखना नहीं, सोच-समझकर भेजना है। नीचे आसान तरीके, जरूरी नियम और फटाफट इस्तेमाल के लिए टेम्पलेट दिए हैं जिन्हें आप तुरंत कॉपी कर सकेंगे।
हर संदेश का ठीक माध्यम अलग होता है — व्हाट्सएप रोजमर्रा के लिए, ईमेल ऑफिशियल काम के लिए, और एसएमएस या कॉल जब तत्काल सूचना देनी हो। शाम 8 बजे के बाद आधिकारिक ईमेल या बिजनेस संदेश टालें; व्यक्तिगत बधाई या शोक संदेश का समय संदर्भ पर निर्भर करता है।
संक्षेप में: जरूरी सूचना = कॉल/एसएमएस; मीठे और दोस्ताना संदेश = व्हाट्सएप; डाक्यूमेंट या विस्तृत ऑफर = ईमेल।
1) सबसे पहले उद्देश्य साफ करें — क्या बताना है, क्या चाहिए। 2) 2-3 वाक्यों में रहकर मुख्य बात पहले रखें। 3) विषय लाइन (ईमेल) सरल और स्पष्ट रखें — जैसे "मीटिंग रीक्वेस्ट: 5 जून, 11AM"।
भाषा को मिला-जुला रखें: रिश्तेदारों के लिए थोड़ी भावनात्मक, काम के लिए पेशेवर। इमोजी केवल तब डालें जब रिसीवर आराम से उसे समझ सके। हमेशा पढ़कर भेजें — टाइपो या गलत नाम रिश्ते पर असर डाल सकते हैं।
फाइलें भेजते समय साइज चेक करें, और निजी जानकारी बिना अनुमति साझा न करें। शेड्यूलिंग फीचर का इस्तेमाल करें जब सही टाइम ज़रूरी हो (जैसे शुभकामना सुबह)।
नीचे कुछ तैयार टेम्पलेट्स हैं — जरूरत के मुताबिक नाम और तारीख बदल लें।
अगर संदेश लंबा होना पड़े तो पॉइंट-बाय-पॉइंट लिखें और हर पॉइंट के बाद एक्शन बताएं — मतलब रिसीवर को पता रहे अगला कदम क्या होगा।
अंत में: हमेशा रिस्पेक्ट और साफ़ भाषा रखें। जरूरी होने पर अनुवाद टूल से वाक्य जाँचे लेकिन सीधे कॉपी-पेस्ट करने से पहले खुद भी पढ़ लें। छोटे बदलाव रिश्ते बनाते हैं।
अगर आप चाहें तो बताइए किस मौके के लिए टेम्पलेट चाहिए — मैं तुरंत एक तैयार कर दूँगा/दूंगी।
सियोल में 'द कमिटी फॉर रिफार्म एंड ओपनिंग अप ऑफ जोसन' नामक एक सीक्रेट ग्रुप ने 'स्मार्ट बैलून' विकसित किए हैं, जो पम्पलेट और इलेक्ट्रॉनिक स्पीकर लेकर उत्तर कोरिया की सीमा पार कर सकते हैं। यह गुब्बारे जीपीएस-ट्रैकिंग से लैस हैं और महीने में एक या दो बार उड़ाए जाते हैं।